Wenn Sie Ihr papierbasiertes Büro zu einem elektronischen Dokumentmanagementsystem verbessern, dann brauchen Sie wahrscheinlich optische Zeichenerkennung. Mit spezeillen Fonts und einem guten Scanner können Sie Texte erfassen, indexieren, suchen und redigieren, um Ihre Dokumenthandhabung zu verbessern.
OCR bezieht sich auf den Prozess, der erforderlich ist, den Text von Papierform in Abbildungen zu lesen (oder zu durchsuchen), dann die Information in ein Format zu übersetzen, dass Computer erkennen können. Das OCR System besteht aus einem optischen Gerät für das Lesen des Texts und der Software, um die Abbildungen zu analysieren. Das Problem ist dabei, dass jeder Font anders aussieht. Viele Fonts sind sehrt schwierig zu analysieren. Wesentlich einfacher ist es, wenn in einem Krankenhaus gleiche Drucker mit gleichen Fonts installiert werden. Es gibt aber immer noch viele verschiedene Merkmale der Fonts, und dies ist die Aufgabe eines guten Programms dies zu analysieren.
Optische Zeichenerkennungstechniken können bei verschiedenen Softwarelösungen gefunden werden, aber Software alleine wird als eine niedrigpreisige Art betrachtet, optische Zeichenerkennungstechnik zu verwenden. In mehr komplexen optischen Zeichenerkennungssystemen ist es üblich, dass eine Kombination von sowohl Hardware als auch Software gebraucht sein wird.
Während optische Zeichenerkennungstechnik zunehmend beliebt geworden ist und Forschung dafür sich intensiviert hat, sind die Tempos der Texterkennung variabel. Für handgeschriebene optische Zeichenerkennung ist das Tempo der Erkennung 80%ig zu 90% mit sauberer Handschrift. Für kursiven Text ist das Tempo der Anerkennung wegen des Mangels an in den kursiven Charakteren enthaltener Information merklich niedriger.